nl.lutums.net / Hoe een thuisarchivering systeem te maken voor het bijhouden van records

Hoe een thuisarchivering systeem te maken voor het bijhouden van records


Elk jaar lijkt de beproeving van het verzamelen van de nodige informatie om uw belastingaangifte in te vullen en in te dienen steeds moeilijker, nietwaar? Dit probleem kan worden verlicht door het implementeren van een efficiënt thuisarchiveringssysteem.

Maar het invullen van uw jaarlijkse belastingen is niet de enige reden om een ​​goed archiefsysteem te hebben. Het is van cruciaal belang dat u bonnetjes bewaart om te laten zien hoeveel u hebt betaald voor onroerend goed en investeringen, en om te bewijzen wanneer de aankopen zijn gedaan. Het is bijna onmogelijk om een ​​lening te krijgen zonder gegevens over uw inkomsten en uitgaven openbaar te maken.

Het bijhouden van papierwerk is een noodzaak en het kan problemen veroorzaken voor degenen die onvoorbereid en ongeorganiseerd zijn. Het maken van een thuiswerksysteem dat logisch is, kan echter vrij eenvoudig zijn.

Een archiefsysteem instellen

Als u nog niet hebt geconverteerd naar een papierloos systeem voor het opslaan van documenten, kunt u nog steeds eenvoudig een systeem beheren om al uw records bij te houden.

1. Koop de benodigde benodigdheden

Ga naar je favoriete kantoorwinkel en doe de volgende aankopen:

  • Zakformaat van één letterformaat dat uitzet tot drieënhalve centimeter (ongeveer $ 3)
  • Verschillende bestandsmappen (minder dan $ 1 per stuk)
  • Labels voor uw bestandsmappen (ongeveer $ 3 voor een pakket van 250 labels)

2. Maak labels

Label de uitbreidende map voor het jaar. Maak vervolgens als volgt een label voor elke bestandsmap:

  • Persoonlijke uitgaven, zoals kleding, boeken, boodschappen en entertainment
  • Medisch / dental
  • Energierekeningen
  • Grote aankopen en verbeteringen aan het huis
  • bankafschriften
  • Investments
  • Creditcardafschriften en -ontvangsten
  • Betaal stubs
  • Belasting records

3. Organiseer uw documenten en bestanden

Zodra u uw mappen hebt gelabeld, begint u met het organiseren van uw bestandssysteem. Naarmate het jaar vordert, kunt u meer mappen toevoegen om bonnen te bewaren voor nieuwe categorieën die u moet bijhouden, zoals uitgaven voor onderwijs, huisdieren of reizen.

Plaats uw bestandsmappen in de uitbreidende map en houd uw archiveringssysteem veilig weggestopt in een lade of archiefkast. Wanneer u een aankoop of een factuurbetaling doet, maak er dan een gewoonte van om uw bon onmiddellijk in de juiste map te plaatsen.

Om te zorgen dat u op de hoogte blijft van facturen, maakt u een map met de naam "Rekeningen om te betalen". Houd deze map op een goed zichtbare plaats, zodat u eraan wordt herinnerd dat u deze regelmatig moet doorlopen om uw openstaande facturen te betalen. Na het betalen van elke rekening, plaatst u het record in de juiste map in uw bestandssysteem.

U moet ook een map met de naam "Needs Attention" maken. Bijvoorbeeld als u een verzoek moet indienen om verdachte bedragen op uw creditcard in rekening te brengen, of als u contact moet opnemen met een leverancier die u geen krediet heeft gegeven voor het betalen van uw meest recente factuur, moet u een record of herinnering in deze map bewaren.

Dagelijkse opslagmethode

Door dit systeem te implementeren, kunt u de tijd die u aan het zoeken bent door verspreide documenten verminderen door uw bestanden in georganiseerde, correct gelabelde bestanden te ordenen. Maak een dagelijkse routine om uw bestanden consistent en goed onderhouden te houden:

  1. Verzamel de post en ga er doorheen aan je bureau of keukentafel.
  2. Open elk poststuk en leg de ongewenste e-mail en enveloppen opzij om te worden gerecycled.
  3. Plaats facturen in uw map "Facturen om te betalen".
  4. Plaats bonnen in de juiste map. Bijvoorbeeld, samenvattingen van medische diensten moeten in uw map "Medisch / Tandheelkundig" worden geplaatst.
  5. Alles dat onmiddellijke aandacht vereist, moet in uw map "Needs Attention" worden geplaatst, zodat u er snel voor kunt zorgen.

Wat te bewaren en voor hoe lang

In de meeste gevallen moet u gedurende ten minste drie jaar gegevens bijhouden, omdat de IRS doorgaans drie jaar naar uw geschiedenis zoekt tijdens een belastingcontrole. De IRS kan er echter voor kiezen om nog eens drie jaar in uw geschiedenis te zoeken, dus om die reden is het raadzaam om records voor zes jaar op te slaan.

Hier zijn enkele gegevens die u zes jaar moet bewaren:

  • Ontvangsten voor eventuele aftrekkingen die u hebt vermeld op uw belastingaangifte
  • Brokerage-verklaringen voor transacties die worden vermeld op uw belastingaangifte
  • Gegevens met betrekking tot de verkoop van een huis of ander onroerend goed dat wordt vermeld op uw belastingaangifte
  • Verslagen van inkomsten en uitgaven die zijn gerapporteerd voor uw kleine bedrijf op uw belastingaangifte

Elk stuk papier dat informatie ondersteunt die wordt vermeld in uw belastingaangifte, moet zes jaar na de datum die u indient, worden opgeslagen.

Er zijn echter enkele records die u voor altijd wilt bewaren:

  • Belastingteruggave
  • contracten
  • Eigendomsbewijzen en afsluitende verklaringen
  • Verslagen van uw bijdragen aan uw pensioenplannen
  • Levensverzekeringen
  • Landgoedplanningsdocumenten, zoals een volmacht of trustovereenkomsten

Papierwerk dat moet worden weggegooid

Nadat u uw belastingaangifte voor het jaar hebt voltooid, is er wat papierwerk dat kan worden weggegooid. Tenzij het betrekking heeft op uw belastingaangifte, zou u in staat moeten zijn om zich te ontdoen van de volgende items:

  • Bankdeposito's en ATM-bonnen
  • Betaalcheques
  • Bonnenrekening van nutsrekening

Laatste woord

Er is geen tijd zoals het heden om je papierwerk te organiseren. Hoe eerder u een georganiseerd archiefsysteem opzet, hoe sneller u de vruchten kunt plukken van een huis of kantoor waar u niet kunt werken. U kunt het ook veel gemakkelijker vinden om op elk moment papierwerk te openen of op te nemen wanneer u het nodig hebt.

Gebruik je een thuisarchiveringssysteem? Welke strategieën hebben goed voor u gewerkt?

(foto credit: Bigstock)


Reis naar Praag met een budget - hotels, kasteel en dingen om te doen

Reis naar Praag met een budget - hotels, kasteel en dingen om te doen

Als je je vakantiebudget hebt aangescherpt en je reis een paar maanden of zelfs jaren hebt uitgesteld, zijn 'Europees' en 'betaalbaar' misschien geen woorden die samengaan. De eeuwen van architectuur en cultuur in Europa maken het een aantrekkelijke bestemming, maar deze sierlijke geschiedenis maakt het ook extreem duur

(Geld en zaken)

Top 10 favoriete snelle en gemakkelijke appetizer Recepten & ideeën voor feesten

Top 10 favoriete snelle en gemakkelijke appetizer Recepten & ideeën voor feesten

Ik merk dat ik constant hapjes moet maken. Tussen partijen, grote games, verschillende vergaderingen en het dagelijkse leven, ben ik altijd op zoek naar eenvoudige, snelle en zuinige appetizer-recepten die ook heerlijk zijn.Als een thuis moeder heb ik gemerkt dat het belangrijk is om altijd een voorraad recepten te hebben die ik snel kan samenstellen met dingen die ik al in mijn keuken heb

(Geld en zaken)