Hoe fraude en diefstal van werknemers in uw bedrijf voorkomen - Beleidslijnen & plannen

Veel eigenaren van kleine bedrijven zijn van mening dat ze, omdat ze een intieme, hechte operatie hebben, niet gevoelig zijn voor fraude, terwijl het tegenovergestelde juist is. De Association of Certified Fraud Examiners meldt dat kleine bedrijven meer gevallen van fraude ervaren dan middelgrote of grote bedrijven. Door geschikte interne controles voor uw bedrijf te ontwerpen en te implementeren, kunt u fraude detecteren wanneer deze zich voordoet en voorkomen dat medewerkers deze in de eerste plaats proberen te gebruiken.

Wie begaat fraude

Hoewel je misschien denkt dat fraudeurs geharde criminelen zijn die van baan naar baan springen, meldt de Journal of Accountancy dat de meeste mensen die beroepsfraude plegen, de eerste keer overtreders zijn. Ook nemen maar weinig fraudeurs een baan met de bedoeling om het bedrijf te bedriegen.

Dit betekent dat ijverige rekruteringspraktijken en grondige achtergrondcontroles niet voldoende zijn om fraude bij uw bedrijf te voorkomen. Er zijn echter bepaalde factoren waardoor een individu meer kans maakt op fraude.

De Vereniging van gecertificeerde fraudecontroleurs beweren dat er drie elementen zijn die typisch aanwezig zijn wanneer er fraude plaatsvindt. Ten eerste, de persoon die fraude pleegt, voelt financiële druk - hoge schulden, een overdadige levensstijl, familieleden met financiële problemen en gokverslaving zijn allemaal potentiële bronnen van druk.

Ten tweede heeft het individu een manier nodig om de fraude te rationaliseren. Een interne monoloog van 'ik word niet genoeg betaald', 'ik werk harder dan de baas', 'het bedrijf zal dit nooit missen' en 'ik verdien dit' allemaal een persoon helpen onethisch gedrag te rechtvaardigen.

Ten slotte moeten individuen de mogelijkheid hebben om fraude te plegen. Hoewel u als bedrijfseigenaar niet altijd de financiële situatie of houding van een persoon kan beïnvloeden, kunt u de opportunityfactor beïnvloeden met checks and balances en passende interne controles.

Veel voorkomende soorten fraude

1. Asset Misappropriation

Volgens de Vereniging van gecertificeerde fraudecontroleurs is vermogensmisbruik het meest voorkomende type fraude dat zich voordoet in kleine bedrijven. Misbruik van activa vindt plaats wanneer een werknemer of aannemer een regeling uitwerkt om bedrijfsmiddelen, zoals geld of inventaris, te stelen of misbruiken.

Let goed op hoe uw bedrijf geld van klanten verzamelt. Als de juiste maatregelen niet aanwezig zijn, kan een persoon het geld onderscheppen en het voor de eigenaar verbergen.

2. Skimming

Skimming, een populaire manier om contant geld te stelen, is het stelen van een inkomende betaling voordat deze volledig kan worden opgenomen in de financiële administratie van het bedrijf. Stel dat een klant een product bij een fysieke winkel wil kopen. Een intrigerende verkoopmedewerker zou de betaling voor de goederen kunnen accepteren, maar de contanten in de zak steken in plaats van de transactie vast te leggen.

Met skimming kan een werknemer slechts een deel van de betaling opnemen - bijvoorbeeld het opnemen van slechts $ 50 betaald toen $ 100 werd gegeven - of de betaling helemaal niet opnemen. Omdat de verkooptransactie niet wordt geregistreerd, wordt de voorraad van de winkel ook niet bijgewerkt. Dat betekent dat de werkelijke bedrijfsinventaris in werkelijkheid kleiner zal zijn dan wat wordt weerspiegeld in de boekhouding.

Het zijn niet alleen persoonlijke transacties die vatbaar zijn voor skimming. Een boekhoudkundige of administratieve medewerker die klantbetalingen ontvangt, kan ook inkomende contanten innen. De werknemer kan vervolgens een creditnota vervalsen of het account afschrijven als oninbaar, zodat het bedrijf niet merkt dat de betaling ontbreekt.

Een complexe maar vrij gebruikelijke debiteurenafschuimfraude houdt verband met het lekken van klantenbetalingen. In een overlappende regeling, boekt een boekhouder of een accountant de contante betaling die een klant doet naar de rekening van die klant. Om het tekort aan te vullen, gebruikt de accountant een betaling van een tweede klant voor het account van de eerste klant. Als de tweede klant een onjuist saldo opmerkt, gebruikt de accountant een betaling van een derde klant om het tekort te dekken - en zo verder.

Omdat betalingen zo slecht beheerd worden, pakt iemand onveranderlijk op het schema. Toch kunnen fraudeurs maandenlang of zelfs jaren lang blijven lappen zonder te worden betrapt.

3. Cash Larceny

Geldboeten lijken op skimmen, in die zin dat een werknemer of aannemer binnenkomende contanten steelt. Het verschil met contant geld is dat de medewerker het geld steelt nadat het in de boeken van het bedrijf is vastgelegd.

Een medewerker kan bijvoorbeeld geld stelen van het kasregister nadat een transactie is geregistreerd. De werknemer kan een frauduleuze uitgifte van kassa's registreren om te verbergen dat er geld ontbreekt. Een medewerker kan bijvoorbeeld de vorige verkoop ongeldig maken of een terugbetaling doen en de overeenkomstige contanten uit het register halen.

Tekenen dat contant geld wordt gestolen
Skimingschema's waarbij contanten worden onderschept voordat deze worden vastgelegd, kunnen lastig zijn om te detecteren. U kunt deze waarschuwingssignalen opmerken:

• Lage voorraad . Als de daadwerkelijke voorraad in de winkel lager is dan wat het zou moeten zijn volgens de boeken, is het mogelijk dat een medewerker niet alle verkopen registreert.
• Hiaten in genummerde documenten . Voor restaurants en andere bedrijven die vooraf genummerde vouchers gebruiken, kan een gat in de vouchers betekenen dat een medewerker een bon heeft weggegooid en het geld heeft bewaard.
• Klachten van klanten . Als een medewerker betalingen lapt, hebben klanten de neiging om in te bellen en te klagen dat hun overzichtssaldi niet kloppen.
• Lage inkomsten tijdens bepaalde verschuivingen . Als geldverzamelingen lager zijn wanneer een bepaalde werknemer werkt, kan dit duiden op gelddiefstal.

Interne controles om diefstal van geld te voorkomen

• Vereisen Manager goedkeuring voor het uitgeven van tegoeden, vervalste verkopen of afschrijfaccounts . Zodra iemand anders betrokken is bij de transactie, heeft een slinkse medewerker minder kans om onopgemerkt te stelen.
• Maandelijkse rekeningafschriften uitgeven . Het is minder waarschijnlijk dat een medewerker rommelt met klantbetalingen als klanten een regelmatige update van hun accountsaldo ontvangen.
• Instituut Verplichte vakantietijd en jobrotaties . Lepenschema's vallen snel uit elkaar als de schuldige werknemer niet de mogelijkheid heeft om geld te verplaatsen.
• Voer Surprise Cash Counts uit . Door contanten in het register te vergelijken met contante ontvangsten, kunnen managers contante verschillen snel identificeren.
• Videocamera's . Medewerkers zullen zich minder snel gedragen als er een videocamera is die de registers controleert.
• Lock Boxes . Door klantbetalingen rechtstreeks naar een banklockbox te sturen, gaat contant geld niet over in handen van medewerkers en hebben werknemers niet de mogelijkheid om het te stelen.

4. Frauduleuze contante uitbetalingen

In plaats van geld op te nemen wanneer het binnenkomt, stelen andere fraudeurs uitgaande geld uit. Van alle manieren waarop werknemers en aannemers bedrijfsmiddelen misbruiken, is het stelen van contant geld door het fabriceren van frauduleuze gelduitbetalingen de meest gebruikte tactiek.

5. Factureringsschema's

Medewerkers kunnen goederen en diensten factureren die het bedrijf nooit heeft ontvangen en het geld innen. De werknemer vervalst facturen met verzonnen diensten of producten en wanneer de cheque wordt betaald, incasseert de fraudeur deze zelf. De medewerker heeft een betaling gedaan aan een niet-bestaande leverancier, waarbij hij de naam gebruikt van een shell-bedrijf dat de werknemer of een vriend of familielid bezit.

Medewerkers kunnen ook samenwerken met een bestaande leverancier om het bedrijf te overladen voor producten. In ruil voor het doorvoeren van een opgeblazen factuur, geeft de verkoper de werknemer een deel van de winst.

Tekenen van een facturatieschema

• De tarieven van een leverancier zijn aanzienlijk gestegen . Wanneer de tarieven van één leverancier met een hoger percentage zijn gestegen dan de industrienorm, kan het zijn dat u geen eerlijke deal krijgt.
• Voorkeur voor een bepaalde leverancier . Een werknemer die aandringt op een bepaalde leverancier of niet openstaat voor het ontvangen van biedingen van andere contractanten, kan een terugslag krijgen.

Interne controles om een ​​factureringssysteem te voorkomen

• Een goedgekeurde leverancierslijst behouden en alleen cheques schrijven aan goedgekeurde leveranciers . Dit voorkomt dat u betalingen doet aan shell-bedrijven of werknemers-vrienden. Voordat u een leverancier aan de lijst toevoegt, moet u wat onderzoek doen en ervoor zorgen dat het een legitiem bedrijf is.
• Neem samen met een goedgekeurde leverancierslijst een goedgekeurde prijslijst bij . Dit maakt het moeilijk voor werknemers om prijzen te verhogen in samenspanning met leveranciers.
• Vraag om een ​​kopie van het ontvangstrapport voordat u controles ondertekent . Op die manier ondertekent u alleen cheques voor producten die het bedrijf daadwerkelijk heeft ontvangen.

6. Kostenvergoedingsregelingen

Een andere manier om geld uit een bedrijf te krijgen, is het declareren van onkostendeclaraties. Medewerkers kunnen een kunstmatig hoge terugbetalingscontrole krijgen door persoonlijke uitgaven, niet-bestaande kosten of anderszins de kosten van een onkostenvergoedingsverzoek te verhogen.

Tekenen van een onkostenvergoeding

• Extravagante uitgavenrapporten . Als een bepaalde onkostendeclaratie van werknemers hoger is dan historische gemiddelden of rapporten van andere werknemers, betekent dit dat de medewerker te veel uitgeeft.
• Werknemer verzendt geen ontvangstbewijzen . Wanneer originele bonnen niet bij het onkostenoverzicht zijn gevoegd, weet u nooit of de werknemer de kosten daadwerkelijk heeft gemaakt.

Interne beheersmaatregelen om onkostenvergoedingen te voorkomen

• Vereisen van ontvangsten voor onkostenvergoedingen . Als u dat niet doet, kunnen medewerkers uitgaven toevoegen die ze nooit echt hebben gemaakt.
• Document het beleid voor onkostenvergoedingen van uw bedrijf . Hierin moet duidelijk zijn welke soorten uitgaven kunnen worden vergoed en wat niet geschikt is voor terugbetaling. Geef een kopie van het beleid aan alle werknemers.
• Verslagverslagen vergelijken van alle werknemers die een specifieke reis hebben afgelegd . Als de ene veel hoger is dan de andere, is dat een teken dat de kosten te hoog zijn of dat de werknemer opzettelijk te veel uitgegeven heeft.

7. Controleer knoeibeurten

Medewerkers of aannemers die toegang hebben tot uitgaande bedrijfscontroles kunnen deze in hun eigen voordeel manipuleren. Als blanco cheques niet veilig worden bewaard, kan iemand er een paar stelen en deze zelf of een vriend laten zien. Een boekhouder die cheques opstelt voor een bedrijfseigenaar om te ondertekenen, kan later de naam op een cheque wijzigen, onderscheppen en zelf verzilveren.

Tekenen van knoeien met cheques

• Hiaten in controlegetallen . Als er een opeenvolgende opening is in uw genummerde blanco cheques, is het mogelijk dat iemand er een paar heeft opgeheven.
• Klachten van leveranciers . Wanneer een leverancier u laat weten dat hij geen betalingen heeft ontvangen, ook al heeft u de cheque verlaagd, is de betaling mogelijk onderschept.

Interne controles om te voorkomen dat knoeien gecontroleerd wordt

• Houd lege cheques veilig . Ze moeten te allen tijde opgesloten zijn in uw kantoor. Deel uw sleutel niet en produceer alleen de cheques wanneer uw boekhoudpersoneel klaar is om ze af te drukken.
• Controleer uw zakelijke bankafschriften elke maand . Zoek naar chequebedragen die u niet herkent. Vraag uw bank om een ​​afbeeldingsscan van geïncasseerde cheques toe te voegen, zodat u ervoor kunt zorgen dat ze niet zijn gemanipuleerd voordat ze worden goedgekeurd.

8. Diefstal van voorraden en andere activa

Zelfs als uw geld veilig is, kunnen werknemers manieren vinden om fysieke activa zoals computers, bedrijfsproducten en inventaris te stelen of misbruiken.

Schema's ontvangen
Medewerkers die betrokken zijn bij het ontvangstproces kunnen op het moment van levering inventaris of producten stelen. De intrigerende medewerkers kunnen het binnenkomende verzendrapport en het rapport van het bedrijf dat de fraude verbergt, wijzigen. Als die werknemers ook toegang hebben tot inkooprecords, kunnen ze de aanvraag tot bestellen aanpassen aan de nep-verzendingsrapporten.

9. Activa Larceny

Als er niet veel fysieke besturingselementen aanwezig zijn om activa te bewaken, kunnen werknemers en aannemers bedrijfseigendommen gewoon van het terrein halen en het nooit retourneren.

Tekenen dat bezittingen worden gestolen

• Lage voorraad . Als de voorraad per boek hoger is dan het feitelijke voorraadniveau, zou iemand kunnen stelen.
• Gegevensinventarisatie van slechte kwaliteit . Als het ondersteunen van het kopen en ontvangen van documenten niet de originelen zijn of lijken te zijn veranderd, hebt u mogelijk te maken met het werk van een dief.

Interne controles om diefstal van fysieke activa te voorkomen

• Voer willekeurige inventaristellingen uit . Dit kan u overtuigen van een voorraadtekort en werknemers minder snel stelen.
• Segregate inventarisattributen . Dezelfde persoon zou niet verantwoordelijk moeten zijn voor zowel het kopen van producten als het ontvangen ervan.
• Installeer beveiligingscamera's . Houd in het bijzonder toezicht op de kamers en ruimtes waar inventaris en waardevolle producten zijn opgeslagen.
• Voorraad en activa veilig houden . Gebieden met waardevolle bezittingen moeten zoveel mogelijk worden vergrendeld en alleen bepaalde werknemers moeten over de sleutels beschikken.

Meer tips om fraude met kleine bedrijven te voorkomen

Bovendien zijn er algemene strategieën die u kunt gebruiken om fraude te voorkomen. Door de manier te veranderen die u beheert en de manier waarop u taken delegeert, kunt u de kans verkleinen dat iemand uw bedrijf zal bedriegen.

1. Ken uw werknemers

Cowan, Gunteski & Co., een CPA-bedrijf, merkt op dat u potentiële fraude in de kiem kunt smoren als u zich bewust bent van veranderingen in het gedrag en de houding van werknemers. Informeer regelmatig bij uw werknemers en neem de tijd om een ​​praatje te maken over hoe het gaat.

Let in het bijzonder op deze gedragskenmerken die het vaakst worden geassocieerd met fraudeurs:

• Leven buiten hun mogelijkheden - bijvoorbeeld een werknemer met een laag salaris die een luxevoertuig bestuurt of weelderige vakanties maakt
• Financiële problemen ervaren of problemen hebben om de eindjes aan elkaar te knopen
• Een ongewoon nauwe relatie onderhouden met een bepaalde leverancier
• Het niet willen toestaan ​​dat een andere medewerker een deel van zijn taken overneemt
• Nooit ziek ingrijpen of vakantie nemen
• Door een scheiding gaan of worstelen met familieproblemen

Natuurlijk wil je nooit aannemen dat werknemers stelen, alleen maar omdat ze een aantal van deze eigenschappen vertonen. Maar als u vermoedt dat er sprake is van fraude, kunt u uw inspanningen op het gebied van monitoring en fraudepreventie richten op afdelingen en gebieden waar werknemers met een hoog risico werken. Probeer stafleden te helpen die gestresseerd zijn of financieel te worstelen op een manier die je kunt - je zult meer werknemers behouden en loyaliteit van medewerkers opbouwen.

2. Beheer met integriteit

Hoe u zich als ondernemer gedraagt, kan van invloed zijn op de houding van uw werknemers met betrekking tot diefstal. Als je je bezuinigt en niet ethisch handelt, zijn de mensen die voor jou werken eerder geneigd hetzelfde te doen. Omgekeerd, als u een gezamenlijke inspanning levert om eerlijk en ethisch te zijn in uw zakelijke transacties, zullen werknemers begrijpen dat hetzelfde gedrag van hen wordt verwacht.

Maak een gedragscode die het gedrag beschrijft dat u van iedereen in uw bedrijf verwacht. Maak ook duidelijk dat uw deur altijd openstaat voor werknemers die hun zorgen over bedrijfsactiviteiten willen delen. De Vereniging van gecertificeerde fraude-examinatoren heeft vastgesteld dat de meeste managers na een melding op de hoogte zijn van beroepsfraude, dus overweeg de implementatie van een anonieme hotline om vermoedelijke fraude te melden.

3. Segregate taken

Een van de beste interne controles om fraude te voorkomen is functiescheiding. Met andere woorden, één persoon zou niet verantwoordelijk moeten zijn voor zoveel taken dat fraude kan worden gepleegd en bedekt zonder de kennis van de eigenaar. Om fraude te voorkomen, mag niemand de bewaring hebben van activa (zoals geld en waardevolle producten), de mogelijkheid om boekhoudgegevens over die activa te registreren of te wijzigen en de bevoegdheid om transacties over de activa toe te staan.

Segregerende taken zijn lastig in een klein bedrijf omdat u eenvoudigweg niet genoeg mensen hebt om de taken te verdelen. Toch zijn er stappen die u kunt nemen om sleutelfuncties op te splitsen met slechts twee of drie werknemers.

Stel dat u en een officemanager de enige twee werknemers in uw bedrijf zijn. Hoewel uw officemanager mogelijk toegang heeft tot niet-gedeponeerde fondsen, het bankafschrift en het aanmaken van facturen en bankdeposito's, moet u degene zijn die het bankafschrift controleert, de post opent, transacties beoordeelt en kredietmemo's goedkeurt.

Als u een derde medewerker hebt, bijvoorbeeld een kantoorassistent, laat die werknemer het bankafschrift afstemmen, de e-mail openen en bankdeposito's voorbereiden. Dit neemt enige verantwoordelijkheid van je af en maakt het voor de officemanager moeilijker om gestolen betalingen te verbergen.

Laatste woord

Het implementeren van interne controles is een essentieel onderdeel van de bescherming van uw bedrijf. Het kan echter lastig zijn om dit in de praktijk te doen.

Medewerkers en aannemers begrijpen misschien niet waarom hun taken veranderen. Communiceer met uw werknemers dat de bedieningselementen aanwezig zijn om hen, als werknemers en het bedrijf te beschermen. Betrek ze bij het verbeteren van de bedrijfsbeveiliging en vraag regelmatig om input. Aangezien de personen het dagelijkse werk doen, kunnen ze inzicht hebben in bepaalde processen die u kunnen helpen bij het verbeteren van de bedieningselementen. Ze kunnen u ook laten weten welke besturingselementen goed werken en welke niet goed werken.

Heeft u ooit zaken gedaan of gewerkt in een bedrijf waar iemand fraude heeft gepleegd? Hoe is het gebeurd?

Nu meteen in Google Apps Marketplace - Financieringen voor kleine bedrijven recht in uw inbox

We hebben hier eerder een Outright recensie gedaan over Money Crashers en het geprezen als een geweldig financieel hulpmiddel voor kleine bedrijven, freelancers en zelfstandige mensen. In het geval dat u niet bekend bent, is Outright een online boekhoudwebsite die aansluit op uw bankrekeningen, creditcards en andere financiële rekeningen, waaronder Paypal.

(Geld en zaken)

$ 499 iPad is het eerste betaalbare computerapparaat van Apple voor de gemiddelde gebruiker

Als je vandaag Twitter, Facebook of andere technische blogs volgt, dan weet je dat het Apple-evenement rond de aankondiging van de Apple iPad (hier een grap over vrouwelijke hygiëne invoegt) het nieuws van vandaag domineert, en het zal ongetwijfeld het nieuws over de rest domineren de week. Ik volgde samen met sites zoals Gizmodo en Cult of Mac voor hun live bloggen van het evenement, en ik moet zeggen dat hoewel de iPad behoorlijk indrukwekkend is, het in sommige gebieden ontbreekt (maar dan weer ben ik een technische nerd).

(Geld en zaken)