nl.lutums.net / 10 eenvoudige manieren om uw zakelijke schrijfvaardigheden te verbeteren

10 eenvoudige manieren om uw zakelijke schrijfvaardigheden te verbeteren


Stop en bedenk hoeveel e-mails je elke dag op je werk schrijft. Volgens een studie van Carleton University besteden professionals een derde van hun tijd aan het lezen en beantwoorden van e-mails. Je zou meer dan dit kunnen uitgeven, of minder, maar de kans is groot dat een aanzienlijk deel van je dag bezig is met het schrijven van iets .

Bedenk nu hoeveel tijd u hebt verspild met het ontcijferen van een e-mail of rapport dat slecht is geschreven. Het is niet alleen frustrerend en vervelend om te lezen, maar slecht schrijven kan ook leiden tot ernstige miscommunicaties, gemiste kansen of zelfs ongevallen op de werkplek.

Het punt hier is dat goede schrijfvaardigheid op een aantal manieren waardevol is. En als je de tijd neemt om de jouwe te verbeteren, kun je tijdens je hele carrière aanzienlijke voordelen uitbetalen. Laten we eens kijken naar verschillende technieken die u kunt gebruiken om uw schrijfvaardigheid te verbeteren.

De waarde van solide schrijfvaardigheden

Goed schrijven is om verschillende redenen essentieel in het personeelsbestand.

Ten eerste helpt een goede schrijver je te onderscheiden van de rest en vergroot je je kansen op een promotie of verhoging. Het kan je baas helpen om actie te ondernemen tegen projecten en ideeën waar je een passie voor hebt. Goed schrijven maakt je intelligenter, geloofwaardiger en professioneler. Het helpt verwarring en misinterpretatie te voorkomen, vertrouwen op te bouwen en contact te leggen met collega's en klanten te winnen.

Goed schrijven is vooral belangrijk vanwege ons toegenomen gebruik van sociale media. We hebben allemaal professionals op Twitter, LinkedIn of Facebook zien spelfouten of een verkeerd woord gebruiken. Dit is niet alleen beschamend als het je overkomt, maar het kan ook je reputatie en geloofwaardigheid in de toekomst beïnvloeden.

Je schrijven is een van de primaire media waarin je je hele leven geoordeeld zult worden. De e-mails, teksten en rapporten die u dagelijks verzendt, zijn een fysieke weergave en een record van u . In de loop van de tijd bouwen deze voorstellingen je reputatie op en hebben ze invloed op de relaties die je nodig hebt om te floreren in je carrière.

Je schrijven communiceert je gedachten, en het is belangrijk dat die gedachten op de meest heldere, meest welsprekende manier worden overgebracht.

Kurt Vonnegut zei: "Waarom zou je je schrijfstijl moeten onderzoeken met het idee om het te verbeteren? Doe dat als een teken van respect voor uw lezers, wat u ook schrijft. "

Of je nu een ondernemer bent die een geweldig persbericht moet schrijven, een manager die dagelijks e-mails schrijft naar een druk team of iemand die op zoek is naar een nieuwe baan die een winnende sollicitatiebrief moet schrijven, goede communicatievaardigheden zijn een must. Woorden zijn belangrijk in het leven en je zult er veel baat bij hebben als je weet hoe je ze effectief kunt gebruiken.

Hoe u uw schrijfvaardigheden kunt verbeteren

Fantastisch schrijven kost tijd en oefening. Zoals iconische zakenman David Ogilvy zei: "Goed schrijven is geen natuurlijk geschenk. Je moet leren om goed te schrijven. "

Er zijn verschillende manieren om snel verbeteringen aan te brengen aan je eigen schrijven.

1. Denk na voordat je begint met schrijven

Voordat u begint met het schrijven van iets, stop en denk na over wat u wilt en moet zeggen. Stel jezelf de vraag: "Wat moet deze persoon weten of begrijpen na het lezen van deze e-mail?"

Je kunt ook de "5 Ws + H" gebruiken die alle journalisten gebruiken bij het maken van hun werk:

  • Wie : Wie is mijn publiek?
  • Wat : wat moeten ze weten?
  • Wanneer : wanneer is dit van toepassing, wanneer is dit gebeurd of wanneer moeten ze dit weten?
  • Waar : Waar gebeurt dit?
  • Waarom : waarom hebben ze deze informatie nodig?
  • Hoe : Hoe moeten ze deze informatie gebruiken?

Je moet je ook afvragen: "Moet ik deze e-mail echt verzenden?"

Professionals in elke sector worden elke dag overspoeld met e-mails, waarvan er vele onnodig zijn. Bespaar uzelf en de tijd van uw lezer door ervoor te zorgen dat elke e-mail die u verzendt echt nodig en relevant is.

2. Houd het kort

Zodra u heeft vastgesteld wat u moet zeggen, kunt u snel ter zake komen. Mensen worden altijd gepresteerd en ze zullen je kortheid waarderen.

Meer overtuigingskracht nodig? Stop met nadenken over hoe gefrustreerd je je voelt na het lezen van een e-mail die drie keer langer is dan nodig is, met de belangrijkste punten ingegraven onderaan. Het is een verspilling van tijd en energie, toch?

Laat je publiek er niet doorheen gaan - wees maar kort.

Het kan helpen nadenken over hoe mensen lezen. Novelist Elmore Leonard biedt een beknopt maar goed advies als hij zegt: "Probeer het deel weg te laten dat lezers liever overslaan." Over het algemeen betekent dit lange paragrafen die meer te maken hebben met wat je wilt zeggen dan wat de lezer nodig heeft horen. Houd altijd uw lezer in gedachten.

Als u merkt dat u geen e-mail van minder dan een halve pagina kunt schrijven, is e-mail niet de beste manier om deze informatie te communiceren. Bel in plaats daarvan de persoon en praat direct met hem.

3. Vermijd pretentieuze woorden

Schriftelijk is het uw doel om duidelijk en direct te zijn. Als uw lezer Google moet gebruiken om te ontcijferen wat u probeert te zeggen, zullen zij zich vervreemd en geïrriteerd voelen.

Mark Twain zei ooit: "Gebruik geen woord van vijf dollar als een woord van vijftig cent dat wel doet." Vermijd de verleiding om bloemrijke, pretentieuze woorden slimmer te laten klinken. Blijf bij de woorden van vijftig cent.

Vermijd in dezelfde geest waar mogelijk het jargon. Jargon maakt je vaak pretentieus en kan je lezer verder vervreemden. Schrijf in plaats daarvan de manier waarop je praat. Houd het natuurlijk en direct.

4. Gebruik de actieve stem

Actieve zinnen zijn direct, vet en interessanter dan passieve zinnen. Passieve zinnen zijn zwak en omslachtig; ze zijn als een slappe handdruk. Uw schrijven zal drastisch verbeteren als u ernaar streeft actieve zinnen te gebruiken waar mogelijk.

Bekijk bijvoorbeeld de twee onderstaande zinnen:

  1. De kat krabde de vrouw.
  2. De vrouw werd gekrabd door de kat.

De eerste zin is geschreven in de actieve stem. Het is duidelijk en direct. De tweede zin is passief.

In een actieve zin voert het onderwerp de actie van het werkwoord uit. In een passieve zin laat het onderwerp de actie aan hen gebeuren. Hier is nog een eenvoudig voorbeeld:

  1. De golfer sloeg de bal.
  2. De bal werd geraakt door de golfer.

In de eerste zin voert het onderwerp (de golfer) de actie uit (druk op de bal). In de tweede zin komt het onderwerp (de golfer) achter het werkwoord; het ontvangt de actie.

Om de passieve stem te herkennen, zoek je naar vormen van het werkwoord "zijn", zoals "zal" of "was", voor een werkwoord. Bijvoorbeeld: "De vergadering zal om 20.00 uur plaatsvinden", is passief. Zeg in plaats daarvan: "De vergadering is om 20.00 uur."

5. Wees altijd professioneel

Soms is het verleidelijk om een ​​grap in te brengen of een paar zakelijke roddels in een e-mail op te nemen. Deze invoegtoepassingen dragen echter niet bij aan uw bericht en kunnen uw reputatie negatief beïnvloeden. Ze worden ook gemakkelijk verkeerd begrepen.

Ja, je moet authentiek zijn en je stem laten schijnen in je schrijven. Maar je moet ook professioneel blijven; het is een evenwichtsoefening. Een goede manier om te controleren of je inhoud geschikt is, is door te vragen: "Zou ik het op prijs stellen als het morgenochtend op de voorpagina van de krant stond?" Als je hier ineenkrimpt, moet je wat bewerken.

6. Verduidelijk je oproep tot actie

Uw zakelijke communicatie wordt met een doel verzonden; het is zeldzaam dat je een e-mail schrijft die puur informeel is. De kans is groot dat je je lezer nodig hebt om iets te doen: je terugbellen, meer informatie geven, hun aanwezigheid tijdens een vergadering bevestigen, enzovoort.

Laat het niet aan uw lezer over om erachter te komen wat u met deze informatie wilt doen. Spel het uit, en wees specifiek. Bijvoorbeeld:

  • Stuur alle bewerkingen dinsdag vóór 17.00 uur terug.
  • Bel deze client voor vrijdag terug om het probleem op te lossen.

Wees duidelijk over wat je wilt en je zult waarschijnlijk merken dat je betere resultaten krijgt van je lezers.

Pro-tip : houd er rekening mee dat als u onmiddellijk iets moet doen, de ontvanger persoonlijk moet spreken. Sta op van je bureau en ga naar hun kantoor of bel ze op. Schrijven is een belangrijk medium, maar er gaat niets boven een persoonlijk gesprek als je iets gedaan moet krijgen.

7. Gebruik uw e-mail onderwerpregel passend

De onderwerpregel van uw e-mail is een krachtig hulpmiddel; beschouw het als de kop voor uw e-mail. De taak van een kop is om ervoor te zorgen dat het lichaam wordt gelezen. Om dit te doen, moeten koppen kort, direct, krachtig en specifiek zijn.

Bekijk bijvoorbeeld de twee onderstaande e-mailonderwerpregels:

  1. De vergadering van maandag
  2. Bijwonen van de 14e kwartaalbijeenkomst van kwartaalbijeenkomsten van 14 oktober

De eerste onderwerpregel is vaag en laat veel vragen onbeantwoord. Welke vergadering op maandag? Waar gaat de bijeenkomst over? Moet ik zelfs over deze vergadering weten?

De tweede onderwerpregel is veel specifieker en zal dus sneller worden geopend en gelezen. Het communiceert naar welke ontmoeting de auteur het heeft, wanneer het is en wat u nodig heeft als u deze specifieke vergadering bijwoont.

Laat uw e-mailonderwerp nooit blanco. E-mailfilters categoriseren vaak lege onderwerpregels als spam, dus vul het in om te voorkomen dat uw e-mail wordt gemist.

Pro-tip : Als u alleen een eenvoudige vraag hoeft te stellen, gebruikt u de EOM-techniek (End of Message). Schrijf gewoon uw vraag in de onderwerpregel van e-mail en voeg aan het einde "EOM" toe. Dit bespaart je lezer tijd omdat ze snel kunnen antwoorden zonder meer overtollige tekst te hoeven lezen.

Uw onderwerpregel zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Gaat u deze vergadering van 14.00 uur op maandag bijwonen? EOM.”

Zorg ervoor dat uw ontvangers weten wat EOM betekent voordat ze deze techniek gebruiken. Vervolgens zullen ze idealiter in de onderwerpregel van hun retour-e-mail antwoorden, zoiets als: "Ja, ik zal er zijn. EOM.”

8. Blijf bij één onderwerp in e-mails

Houd waar mogelijk uw e-mails gericht op één specifiek punt of idee. Als u een ander onderwerp moet adresseren, schrijft u een afzonderlijke e-mail. Focussen op één onderwerp per e-mail geeft uw lezer de tijd om te verwerken wat u zegt en direct te reageren. Het helpt hen ook hun e-mails efficiënter te organiseren en gearchiveerde e-mails sneller te vinden.

Hieronder ziet u bijvoorbeeld een voorbeeld van een e-mail die te veel onderwerpen behandelt:

Email Subject Line : Monday's Meeting

Lichaam : hallo Steve,

Bedankt voor al je werk aan de kwartaalrapporten vorige week. Je hebt een leuke job gedaan! Ik denk gewoon dat we de intro moeten inkorten, maar verder is het geweldig.

Ik was aan het schrijven om te zien of je deze vergadering van maandag zou bijwonen. Zo ja, kunt u een kopie van uw voorlopige driemaandelijkse rapportversie meenemen? Ik wil het Susan graag laten zien.

Heb je ook contact gehad met Al Thompson in Syracuse? Hij had enkele klachten over zijn laatste zending en we moeten ervoor zorgen dat die worden behandeld. Laat me weten hoe dit komt.

Bedankt,

Jim

Stop met nadenken over het aantal dingen dat Steve in deze e-mail moet doen.

Eerst moet hij uitzoeken of Jim wil dat hij de intro bewerkt, of dat Jim het zelf gaat doen; het is niet duidelijk. Hij moet dan bevestigen dat hij op de vergadering van maandag zal zijn, en ook onthouden dat hij de conceptversie van het rapport moet meenemen. Ten slotte moet hij die klachten van klanten behandelen en Jim vertellen wat er is gebeurd.

De e-mail bevat enkele belangrijke herinneringen, en Steve zou het kunnen opslaan. Maar de kop zegt eenvoudig: "Maandagbijeenkomst." Als hij het wil opslaan als een herinnering om die klachten van klanten aan te pakken, heeft de kop niets te maken met het eigenlijke onderwerp. Hij moet onthouden dat de herinnering aan de klachten van klanten stond in de e-mail getiteld 'Monday's Meeting'.

Doe je lezers een plezier en maak de dingen zo gemakkelijk mogelijk voor hen. Houd het eenvoudig met één onderwerp per e-mail.

9. Gebruik nooit e-mail om slecht nieuws te bezorgen

Gebruik nooit e-mail om slecht nieuws te leveren. Als je iemand in je team moet ontslaan of feedback wilt geven die minder rooskleurig klinkt, doe dat dan persoonlijk. Het is gemakkelijk om misverstanden te voorkomen via e-mail, een vooruitzicht dat wordt versterkt wanneer u e-mail gebruikt om slecht nieuws te leveren. In persoon kun je communiceren met mededogen en empathie, en je kunt je lichaamstaal en vocale toon gebruiken om je oprechtheid en intenties verder uit te dragen. Dit kun je gewoon niet doen via e-mail.

10. Proeflezen, proeflezen, proeflezen

Grammatica en spelfouten zijn beschamend en ze tasten je geloofwaardigheid aan. Natuurlijk kun je op spellingcontrole-hulpmiddelen vertrouwen, maar ze vangen niet alles op, vooral woorden die uit hun context worden gebruikt.

Als u klaar bent met schrijven, moet u het onmiddellijk opnieuw lezen. En, waar mogelijk, leg het weg en lees het een paar uur (of een paar dagen) later opnieuw. Door jezelf wat afstand te nemen van het schrijven, kun je fouten ontdekken die je bij de eerste doorlezing misschien hebt gemist.

Pro Tip : lees tijdens het proeflezen elke zin aandachtig door. Neem het advies van George Orwell, die stelt: "Een nauwgezette schrijver, in elke zin die hij schrijft, zal zich op zijn minst vier vragen stellen, dus: wat probeer ik te zeggen? Welke woorden zullen het uitdrukken? Welk beeld of idioom maakt het duidelijker? Is dit beeld zo fris dat het effect heeft? En hij zal zichzelf waarschijnlijk nog twee vragen stellen: kan ik het korter zeggen? Heb ik iets gezegd dat vermijdbaar lelijk is? '

Als de e-mail of het rapport bijzonder belangrijk is, geef je het aan een vertrouwde vriend of collega om het te lezen voordat je het naar de beoogde doelgroep stuurt. Een nieuw paar ogen kan extra fouten opmerken die u hebt gemist.

Pro-tip : als u vindt dat u extra hulp nodig heeft bij het schrijven van uw bedrijf, gebruik dan een service zoals Grammarly, die uw tekst scant en zowel eenvoudige als complexe grammaticafouten identificeert (inclusief correct gespelde woorden die in de verkeerde context worden gebruikt). U krijgt ook uitleg voor elke fout zodat u uw schrijven in de toekomst kunt verbeteren.

Laatste woord

Iedereen kan leren een betere schrijver te zijn, en de beste manier om je eigen schrijven te verbeteren, is door te oefenen . Hoe meer je schrijft, hoe beter je wordt. U kunt ook overwegen om een ​​gratis cursus online schrijven met bedrijven te volgen via Coursera. De les is gemaakt door de University of Colorado-Boulder en is gratis als u een audit uitvoert.

Welke fouten maak je het vaakst bij het schrijven van je bedrijf? Wat denk je dat je goed doet?


7 algemene fouten gemaakt door nieuwe kopers

7 algemene fouten gemaakt door nieuwe kopers

Toen ik een paar jaar geleden mijn eerste huis kocht, ontdekte ik al snel dat er niets goedkoop is aan het proces. Met afsluitingskosten, de aanbetaling, de thuisinspectie en de thuiskeuring kunt u uw spaargeld verwijderen voordat u zelfs de sleutels van uw nieuwe huis ontvangt.Deze uitgaven kunnen met name moeilijk te controleren zijn voor beginnende huizenkopers, die mogelijk naïef zijn in het proces.

(Geld en zaken)

7 tips over hoe u tijd en geld kunt besparen

7 tips over hoe u tijd en geld kunt besparen

Heb je ooit gehoord dat tijd geld is? Het is zo waar. Hoe efficiënter u de dingen doet die u moet doen, hoe meer tijd u hebt om de dingen te doen die u wilt doen, of dat nu meer tijd doorbrengt met familie en vrienden, het ontwikkelen van passieve inkomensmogelijkheden of gewoon ontspannen. Als u tijd kunt besparen, kunt u minder gestresst, zelfverzekerder, effectiever en meer in controle zijn.

(Geld en zaken)